Zarządzanie firmą wymaga bardzo dobrej organizacji. Szczególnie ważne jest odpowiednie archiwizowanie dokumentów i dotyczy to każdego rodzaju firmy, zarówno tych dużych, jak i mniejszych, np. salonów kosmetycznych. Z firmą wiążą się liczne faktury, paragony, dane klientów, gwarancje, umowy itd. i konieczne jest zadbanie o odpowiednie uporządkowanie tych wszystkich papierów. W jaki sposób zadbać o porządek w dokumentacji firmowej?
Przechowywanie dokumentów
Dokumenty można przechowywać na różne sposoby, ale nie wszystkie są równie skuteczne. W przypadku kiedy chcemy zachować je w formie papierowej, konieczne będą szuflady, do których powkładamy posegregowane faktury, dane klientów salonu kosmetycznego itd. Konieczne będzie również kupno segregatorów, teczek, organizatorów, pudeł, kartonów W ten sposób można w sposób przejrzysty posegregować dokumenty i podzielić je na różne kategorie. Oczywiście niezbędne jest dokładne podpisanie wszystkich teczek, szuflad itp., aby móc z łatwością odnaleźć potrzebny dokument. Nie ma bowiem sensu układać dokumentów, jeśli później znalezienie jednej faktury będzie trwało kilka godzin. Warto także pogrupować je według dat lub/oraz ważności. Nie można także zapomnieć o zabezpieczeniu dokumentów. Takie szuflady, segregatory, teczki nie mogą być dostępne dla każdego, bowiem dokumenty i dane osobowe są rzeczą tajną i wymagającą ochrony. Szuflady powinny być na klucz, a teczki i segregatory warto umieścić w zamykanych szafach.
Elektroniczne przechowywanie dokumentów
Dobrym i przyszłościowym rozwiązaniem jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Oczywiście nie musi ono całkowicie zastąpić tradycyjnego przechowywania dokumentów, ale nawet ze względów bezpieczeństwa i wygody warto jest zrobić elektroniczne kopie. W przypadku zniszczenia lub zagubienia jakiegoś dokumentu bez wątpienia kopia na komputerze okaże się niezwykle przydatna. Wymaga to również specjalnych zabezpieczeń, pogrupowania wszystkiego w foldery, zainstalowania specjalnego oprogramowania itd., ale z pewnością opłaci się to. Elektroniczna dokumentacja pozwala zaoszczędzić czas oraz szybko odszukiwać potrzebne dokumenty, korzystać z nich w różnych aplikacjach.
Pozbywanie się niepotrzebnej dokumentacji
Niektórych dokumentów po pewnym czasie można się pozbyć, a nawet trzeba, aby zachować porządek w papierach. Gwarancje, paragony itp. po pewnym czasie tracą ważność i mogą już nie być potrzebne. Oczywiście nie wolno wyrzucać ich do kosza. Najlepiej jest użyć specjalnej niszczarki, zwłaszcza jeśli pojawiają się tam jakieś dane osobowe. Oprócz tego na życzenie klientów jesteśmy zobowiązani do usunięcia z obiegu ich danych. Kluczowych dla firmy umów i innych tego typu dokumentów nie powinno się jednak pozbywać.